梅事務局整備
まず土台を整える
- 初期費用
- 60,500円税込（税別 55,000円）
- 月額
- 36,300円税込（税別 33,000円）
- 最低期間
- 3か月
- 初期費用＋最低期間の月額合計
- 169,400円税込。別見積の業務を含みません
- 年間カレンダー・期限表
- 業務一覧と役割分担
- 連絡・承認経路
- 基本書式一式
- 軽い月次維持
役員交代に備えたい団体、まず予定と書式を揃えたい団体。
事務局代行サービス
人が替わっても変わらず続く組織づくり
専任の事務局を置けない団体の、予定・会議・文書・引き継ぎを支えます。
商店街・商店会／自治会・町内会／NPO・一般社団法人／実行委員会
任せると何が整うか
担当者の頑張りではなく、仕組みで続く状態へ。
- 01
予定と期限が分かる
年間の会議・行事・提出期限と着手日が、同じ運営表で見えます。
- 02
担当と承認経路が分かる
誰が決め、誰が動き、誰が確認するかが決まっています。
- 03
会議・文書が定例で進む
案内文、招集文、議事録、報告資料が、ひな形の更新から始められます。
- 04
次の人に渡す記録が残る
保管場所、連絡先、手順、残件が残り、担当交代でゼロからやり直しません。
具体的な成果物
手元に残るのは、次の人も使える資料。
上記は成果物の形式例です。実際の資料は団体ごとに作成し、名簿・口座・連絡先などの実データは含みません。
年間予定表
会議、行事、行政提出、繁忙期の着手日を1枚にまとめた運営表。
役割分担・連絡経路
判断者、実務担当、確認者と、連絡・承認の流れを示した一覧。
案内文・議事録のひな形
開催案内、招集文、議事録、活動報告の書式一式。
引き継ぎ手順書
定例業務、保管場所、連絡先、年間の流れを次の担当者向けに整理した手順。
対象団体
団体ごとに、止まりやすい仕事は違う。
観光協会、地域団体、官民連携の組織もご相談いただけます。
料金・標準範囲
3プランを基準に、必要な範囲だけ提案。
標準プランを基準に、必要な業務を足し引きして個別に提案します。予算に合わせる場合は値引きではなく範囲を調整します。無制限の対応や、何でも引き受けるオーダーメイドではありません。
基準プラン
竹月次運営
毎月の実務を回す
- 初期費用
- 121,000円税込（税別 110,000円）
- 月額
- 72,600円税込（税別 66,000円）
- 最低期間
- 3か月
- 初期費用＋最低期間の月額合計
- 338,800円税込。別見積の業務を含みません
- 梅の内容すべて
- 案内文・招集文の作成
- 議事録・報告資料の作成
- 月次の期限管理とリマインド
- 広報文の更新案
毎月の会議や会員連絡がある団体。もっとも多く選ばれる基準プランです。
松運営伴走
複数の会議と事業を年間で
- 初期費用
- 242,000円税込（税別 220,000円）
- 月額
- 145,200円税込（税別 132,000円）
- 最低期間
- 6か月
- 初期費用＋最低期間の月額合計
- 1,113,200円税込。別見積の業務を含みません
- 竹の内容すべて
- 複数会議・複数事業の進行管理
- 年次報告の下書き
- 広報の年間運用
- 繁忙期の工程分離
複数事業と広報を年間で動かす団体、実行委員会。大型業務は別見積です。
表示は税込（税別価格を併記）。最低期間合計は初期費用と最低期間分の月額の合計で、別見積の業務を含みません。印刷、配送、有料ツール、会場、外注、交通等の実費は別途。総会、年次報告、イベントは通常月額と分けて見積もります。
対応範囲と責任の分担
判断は団体、実務は事務局屋。
責任の境界を先に決めることが、外部の事務局を安心して使う条件です。
事務局屋が担うこと
- 年度カレンダー・期限表の作成と更新
- 役割分担、連絡経路、引き継ぎ手順の整備
- 案内文、招集文、議事録、報告資料の作成
- 公式サイト・SNS・広報文の更新案
- 会議資料、出欠確認フローの設計
- 申込フォーム、台帳、連絡文、活動記録の設計
- 総会、年次報告、イベント等（別見積）
団体に残すこと
- 方針、予算、人事、採否、契約の判断
- 元情報の正確性と最終文面の確認
- 送信先、公開内容、権限の承認
- 個人情報の利用目的と保有根拠の判断
お引き受けしないこと
- 団体の意思決定、理事会・総会での助言や代行
- 法務判断、税務申告、会計監査、登記
- 団体としての代表行為
- 現金、通帳、印章、カード、マイナンバー、決済情報の預かり
- 現地常駐、イベント当日の人員派遣
- 一般事務、経理、コールセンターへの無制限な拡張
- 無制限の相談、修正、会議参加、緊急対応
会員名簿、会費請求、入金消込などの高機微な業務は、標準提供に含めません。「台帳の設計」と「会員の実データを継続して保有・運用すること」は区別します。
相談から開始まで
相談から開始までの、4つの段階。
- 1
現状を伺う
困っている業務、年間の会議・行事、現在の担当体制を伺います。
- 2
業務と範囲を整理
件数、頻度、元資料、窓口、承認者、情報の区分を確認し、近いプランを基準に範囲を決めます。
- 3
見積と契約条件
初期、通常月、繁忙月、スポットに分けて提示し、契約条件を確認します。
- 4
準備を整えて開始
予定、業務、連絡・承認のルールを整えてから、月次の運営へ移ります。
よくある質問
相談の前に。
プランの内容は変更できますか？
はい。梅・竹・松のうち近いプランを基準に、必要な業務を足し引きして個別に設計します。値引きではなく、会議回数や文書件数などの範囲で調整します。
団体の仕事を全部任せられますか？
団体の方針、予算、人事、契約などの意思決定は団体側に残ります。事務局屋は、決まったことを動かす実務と、次の担当者へ残る仕組みを担います。
総会やイベントも月額に含まれますか？
通常月の業務と重ならない大型業務は別見積です。総会、年次報告、イベントは時期と規模を確認し、通常月額と分けて提案します。
会員名簿や参加者情報も扱えますか？
標準サービスでは、会員・参加者・申込者等の実データを継続して保有・運用することは行いません。公開情報、団体の予定、匿名集計、必要最小限の窓口情報を中心に支援します。
担当者が替わったらどうなりますか？
年間予定、業務手順、書式、保管場所、連絡経路を記録として残すので、次の担当者はゼロから探さずに引き継げます。
補助金を使って依頼できますか？
制度や委託内容によって異なります。契約前に自治体の所管窓口へ対象可否をご確認ください。事務局屋は対象可否の判断、申請代理、採択の保証を行いません。
対応地域はどこですか？
福岡市と近郊を中心にご相談を受けています。そのほかの地域は、業務内容と打ち合わせ方法を確認のうえ個別にお答えします。
相談する
引き継げる事務局体制を、一緒につくる。
現在困っている業務と、年間の主な会議・行事を伺うところから始めます。見積と契約条件を確認してから開始します。